Forsvaret bygger digitalt ansøgningsskema med KMD WorkZone

I 2019 lød der er et bank på døren hos procesanalytiker Thomas Sunrise Nissen, der arbejder med digitalisering i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse. Banket kom fra Morten Crone Juster, som er orlogskaptajn i Forsvarsministeriets Personalestyrelse og ansvarlig for administration og forvaltning af værnepligtige. Et par år tidligere havde Morten Crone Juster set, hvordan en ny digital løsning havde gjort den ellers så besværlige ansøgningsproces til Forsvarets Dag (tidligere kendt som session) meget enklere. Nu ville han gerne gøre det samme med ansøgningsprocessen til værnepligtstjenesten. 

“Vi må være ærlige og sige, at ansøgning om værnepligt har været en gammeldags og ret besværlig proces for borgerne. De skulle printe et skema ud, selvom langt de fleste unge ikke har en printer i dag. De skulle underskrive skemaet, udfylde det med deres CPR-nummer og uploade det. De skulle sende et billede til os via mail, hvilket godt kunne drille, hvis billedet var for stort … Der kunne opstå mange udfordringer undervejs,” siger Morten Crone Juster og forklarer, at hele processen næsten ville være komisk, hvis ikke der lå alvor bag.

“Hvis det er for besværligt at søge om optagelse, risikerer vi at miste værnepligtige, og det ønsker vi ikke. Selvom vi ifølge loven kan tvangsudskrive til værnepligt, vil vi helst have frivillige. For der kommer også en tid efter værnepligten, hvor vi gerne vil rekruttere til vores forskellige uddannelser. Hvis vi skal konkurrere med andre ungdomstilbud, kræver det blandt andet, at vi fremstår som en moderne virksomhed. Vi ved godt, at vi har et ry for at være lidt støvede i Forsvaret. Det ry behøver vi ikke ligefrem at bekræfte allerede i ansøgningsprocessen. Derfor betyder det noget for os, at vi i dag kan tilbyde en digital service til borgerne, som gør det nemt og hurtigt at søge om værnepligt.”

Nem og hurtig konfiguration

I dag kan borgerne gå på borger.dk og sende deres ansøgning til værnepligtstjeneste via en webformular. Webformularen er baseret på KMD WorkZone Interact, som er en komponent til KMD WorkZone-platformen. Den store styrke ved KMD WorkZone Interact er, at vi i høj grad selv kan bygge den systemunderstøttelse, vi har brug for. Det siger Thomas Sunrise Nissen, som har været Forsvarets interne projektleder.

“Vores nye webformular er udelukkende designet ved hjælp af drag and drop-funktionalitet i KMD WorkZone Interact. Det går utroligt stærkt at lave det første udkast. På en dag kunne vi lave fire-fem sider. Og man behøver ikke at være it-udvikler for at lave en webformular. Det er meget simpelt. Det, der tager tid, er at få lagt de rigtige verificeringer ind, så vi sørger for, at det er de rigtige data, vi får ind, at det er de rigtige datatyper, at forbindelsen er krypteret og så videre.” 

Opbygning af et læringsfællesskab

For Thomas Sunrise Nissen er projektet et godt eksempel på et velafstemt samarbejde mellem kunde og leverandør.

“Vi deltog i nogle indledende workshops og har stadig løbende sparringstimer med vores team i KMD. Men selve udviklingsprocessen er primært foregået sådan, at vi bare har kastet os ud i det og prøvet os frem. Når vi er stødt på en knast, har vi taget fat i KMD, og så har de hurtigt hjulpet os videre. Det har været et læringsfællesskab, og den form for samarbejdsmodel har passet rigtig godt til os,” siger han.

Der er en god håndfuld medarbejdere i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, der i dag kan begå sig hjemmevant i KMD WorkZone Interact-værktøjet. To af medarbejderne er endda blevet så gode, at de allerede har kastet sig over to nye digitaliseringsprojekter i styrelsen, hvor de efter de samme no code-grundprincipper skal konfigurere simple løsninger.

“Det primære formål med projektet var at gøre det smart og lækkert for borgerne at søge om optagelse til værnepligt. Næste fase er at få data fra ansøgningsskemaerne overført automatisk til vores fagsystem. Det har vi så småt taget hul på. Det skridt kunne vi ikke tage, hvis ikke vi først havde fokuseret på at erstatte manuelle arbejdsgange med digitale. Så projektet har været en forudsætning for videre digitalisering,” siger Thomas Sunrise Nissen.

Hurtige rettelser og tavse telefoner

For Morten Crone Juster har princippet om konfiguration fremfor kode den lavpraktiske fordel, at der er kortere fra tanke til handling.

“Hvis jeg har et ønske til en justering i webformularen, banker jeg på døren hos Thomas, og så er det fikset minutter senere. Vi skal ikke først til at oprette en sag hos en leverandør, allokere ressourcer og så videre. Vi får det lavet med det samme,” siger han og afslutter:

“Jeg hører aldrig noget fra de unge længere. Det gjorde jeg ellers tit før, når der var et eller andet i ansøgningsprocessen, der drillede. Det tager jeg som et tegn på, at vi har ramt rigtigt med den nye løsning. Vi modtager masser af ansøgninger om aftjening af værnepligt, så vi har fået, hvad vi kom efter.”