Guldborgsund Kommune forventer årlig besparelse med automatiseret bilagshåndtering

I Guldborgsund Kommune har de på politisk niveau og i topledelsen fokus på at effektivisere, modernisere og optimere arbejdsgange forbundet med bilagshåndtering. Som en direkte udløber af dette øgede fokus på bilagshåndtering valgte Guldborgsund Kommune i 2020 at implementere KMD LetBetaling. Løsningen skal sikre, at elektroniske fakturaer under 3.000 kr. fra godkendte leverandører bliver konteret, bogført og betalt med så lidt menneskelig indblanding som muligt – allerhelst i en 100 pct. automatiseret proces.

“Guldborgsund Kommune modtager hvert år cirka 120.000 elektroniske fakturaer. Ud af dem har cirka 80.000 en værdi, der ligger under 3.000 kroner per faktura. Det er alle disse mindre beløb, som hver dag bliver håndteret decentralt i eksempelvis skoler, børnehaver og plejecentre, vi gerne vil automatisere. Dels for at spare medarbejderne tid, og dels for at hæve kvaliteten i faktureringsprocessen, fordi bilagshåndtering ikke er fagmedarbejdernes hovedprioritet og heller ikke skal være det,” siger Bjarne Petersen, faglig koordinator i Guldborgsund Kommune og projektansvarlig for implementeringen af KMD LetBetaling.

Sparer årligt 1 mio. kr.

Guldborgsund Kommune har endnu ikke historiske data nok til at lave en egentlig effektmåling af KMD LetBetaling-implementeringen. Men dengang de besluttede at investere i løsningen, udarbejdede Bjarne Petersen og hans kollegaer en business case på den forventede økonomiske gevinst.

“Vores business case tog udgangspunkt i de 80.000 fakturaer om året, der baseret på de forudsætninger, vi har stillet op, potentielt kan ryge til automatisk fakturabehandling. Vi estimerede, at i 2021 kan cirka halvdelen af disse fakturaer håndteres automatisk, og når vi er fuldt oppe at køre i 2022, tror vi på, at 60 pct. af fakturaerne kan håndteres automatisk. Vi har brugt KL’s generiske regnemodel med timepriser og tidsforbrug og tilpasset den til vores virkelighed, og den model viser, at en automatiseringsgrad på 60 pct. i 2022 vil frigøre ressourcer svarende til en nettoværdi på cirka 1 mio. kr.

Kontinuerlig træning af machine learning-modellen

Da Guldborgsund Kommune gik i gang med at implementere KMD LetBetaling, satte KMD en machine learning-model til at scanne store mængder gamle konteringsdata for at spotte mønstre og lære leverandørhistorikken at kende. Al den information brugte modellen nogle måneder på at tygge sig igennem, og den bliver stadig klogere, for hver faktura der bliver håndteret i kommunens mange decentrale enheder, hvor detaljeringsgraden af fakturainformation kan variere fra område til område.

Når Guldborgsund Kommune i dag modtager en elektronisk faktura, bliver hver enkelt fakturalinje beriget med kostbærer (via machine learning) og art (baseret på UNSPSC) samt en sandsynlighedsscore på begge. I Guldborgsund Kommune har de valgt at sætte sandsynlighedsscoren på 67 pct.; det vil sige, at hvis sandsynligheden for, at machine learning-modellen rammer rigtigt, ligger på 67 pct. eller derover, kan fakturaen stryge lige igennem uden menneskelig indblanding. Hvis scoren ligger under de 67 pct., skal et menneske tage stilling til noget i processen. Denne menneskelige indblanding kan eksempelvis bestå af at tjekke bilagene i indbakken i Opus Økonomi for korrekt konteringsforslag, hvorefter en medarbejder enten kan godkende med et klik eller ændre konteringsforslaget.

Automatisering af interne fakturaer

Som en nyudviklet funktionalitet i KMD LetBetaling har Guldborgsund Kommune også fået mulighed for at bruge løsningen til automatisk håndtering af interne bilag. Eksempelvis når der fra centralt hold bliver indkøbt it-udstyr, og regningen skal splittes ud på forskellige afdelinger i kommunen.

“Vi kan trække fakturadataene ud i et regneark, som efterfølgende kan indlæses automatisk i KMD Opus og bliver bogført. Det betyder i praksis, at hvis en afdeling eksempelvis køber noget udstyr hos it-afdelingen, modtager de en elektronisk faktura, akkurat som hvis de havde købt udstyret hos en ekstern leverandør. Det er samme princip, når afdelinger bestiller intern servering fra Rådhuskantinen. Disse regninger modtages også elektronisk og kan indgå i en automatisering af hele processen,” siger Bjarne Petersen.

Moderne økonomistyring

Guldborgsund Kommune understreger, at KMD LetBetaling ikke er en mirakelkur, hvor man blot knipser i fingrene, og så bliver alle fakturaer automatisk håndteret. Det kræver tid at sætte løsningen korrekt op og træne machine learning-modellen i alle de specifikke forhold, der gør sig gældende for lige præcis deres kommune og leverandørlandskab.

“Men helt overordnet er det vores opfattelse, at medarbejderne på tværs af hele organisationen i har taget imod KMD LetBetaling med stor positivitet og velvilje, hvilket har bidraget til en rigtig god og smidig proces i forbindelse med implementeringen” siger Vivi Eggers Rasmussen, som også er faglig koordinator i Guldborgsund Kommune. “Der er selvfølgelig altid nogen, der er mere forsigtigt begejstrede. Det er typisk den type medarbejder, der er mest tryg ved selv at kontrollere tingene. De medarbejdertyper skal vænne sig til tanken om at træde ind i en ny rolle, hvor de frem for at taste meget skal fungere mere som controllere.”

“Den tilgang flugter også bedre med principperne i moderne økonomistyring,” supplerer Bjarne Petersen, “hvor det handler om at kigge på de store linjer i stedet for at bore sig ned i detaljen. Vi skal bruge øvelsen med KMD LetBetaling til at løfte ledelsestilsynsopgaven generelt, hvortil en stikprøvevis bilagskontrol selvfølgelig hører. Vi skal fra den centrale økonomifunktion understøtte organisationen med relevante værktøjer til ledelsestilsynsopgaven, hvorfor vi i løbet af efteråret vil rulle Frame til Ledelsestilsyn ud til alle centerledelser.

Framen er en del af vores ERP løsning, hvori det er muligt at samle de forskellige ledelsestilsyn, som de respektive ledere skal gennemføre og dokumentere, og som fremgår af / understøtter kommunens Principper for Økonomisk Styring. En væsentlig og kærkommen sidegevinst ved projektet har været, at opmærksomheden på en anden af vores automatiske bilagsløsninger i KMD Opus – Betalingsplaner – er øget betragteligt, hvilket bidrager yderligere til at sætte strøm til bilagsprocessen.”