På tværs af den centrale stabsfunktion, vagtplanlæggerne og hundredvis af medarbejdere i Helsingør Kommune er vagtplanlægning gået fra lavprioritets- til højprioritetsområde. Det har lønnet sig. Højere arbejdsglæde og mere stringente arbejdsprocesser er bare to af de afledte effekter, efter kommunen implementerede KMD Opus Vagtplan.

Eva Lynge Christiansen og Trine Lomholt Nielsen er henholdsvis systemejer og vagtplanlægger i Helsingør Kommune. De er hver dag dybt begravet i detailplanlægningen af blandt andet sygeplejerskers, social og sundhedsassistenters og pædagogers vagtplaner på tværs af kommunens centre. Det er ikke nogen nem opgave. Men for cirka et års tid siden blev opgaven lidt nemmere. I forbindelse med implementeringen af KMD Opus Vagtplan foretog kommunen nogle interne justeringer, som har medført store gevinster for både staben, vagtplanlæggerne og de mange medarbejdere med direkte borgerkontakt. 

Vagtplanlægning er et fælles ansvar

Tidligere var planlægning af faggruppernes vagter i Helsingør Kommune en udpræget manuel proces. Det vil sige, at medarbejderne ofte gik rundt derhjemme med ønsker til deres kommende vagtplan. Men det var først, når de kom ind forbi et kontor, at de kunne lufte deres ønsker for en vagtplanlægger. Det skete på alle mulige analoge måder – lige fra et hurtigt hej i kantinen til en telefonopringning eller en post-it klistret fast til et skrivebord. Det siger næsten sig selv, at den form for koordinering fører til fejl og forglemmelser. 

“Med KMD Opus Vagtplan kan medarbejderne i dag tilgå systemet hjemmefra via webløsningen på deres pc, tablet eller mobil. Det har betydet, at de har fået følelsen af at være mere direkte involveret i planlægningen af deres arbejdsliv og fritid, og det slår ud som højere arbejdsglæde,” siger Trine Lomholt Nielsen.

Det har betydet, at de har fået følelsen af at være mere direkte involveret i planlægningen af deres arbejdsliv og fritid, og det slår ud som højere arbejdsglæde,

Trine Lomholt Nielsen, Vagtplanlægger, Helsingør Kommune

“Via systemet kan de se, hvem de er på arbejde med den dag, så de ved, hvem de skal kontakte, hvis der opstår en situation. Eller hvem de skal dele et stykke kage med i en pause. Derudover kan de også se deres feriesaldo og afspadseringssaldo, hvilket betyder, at vi nemmere kan få det store puslespil til at gå op. Det er vigtigt. For vagtplanlægning er noget, vi skal få til at fungere sammen. Når man i systemet eksempelvis kan se, at mange kollegaer har bedt om fri på en bestemt dag, kan man regne ud, at man ikke skal bede om fri samme dag.”

Én digital sandhed

Trine Lomholt Nielsen fortæller, at det ikke er, fordi vagtplanlæggerne sparer tid med den nye løsning. Det handler mere om, at de har fået optimeret deres arbejdsgange, så de kan arbejde smartere sammen.

“Det giver et helt andet overblik, når alle har adgang til den samme, opdaterede information på en skærm, sammenlignet med, at jeg løbende modtog informationen og bagefter skulle justere planen. I dag bliver der ikke længere skrevet noget i hånden. Vi har én sandhed, og den findes digitalt. Det trives alle med.” 

 

Vi har én sandhed, og den findes digitalt. Det trives alle med.

Trine Lomholt Nielsen, Vagtplanlægger, Helsingør Kommune

Centralt overblik var nødvendigt 

For Eva Lynge Christiansen, som både er systemejer og systemadministrator på KMD Opus Vagtplan, resulterede skiftet fra den tidligere til den nye vagtplanlægningsløsning i et stort oprydnings- og opklaringsarbejde. Forud for implementeringen så Helsingør Kommune sig nødsaget til at få et samlet overblik over de mange decentrale aftaler og lokalaftaler, der knytter sig til faggruppernes forskellige overenskomster.

“Det var nødvendigt. For det var nærmest umuligt at finde rundt i de mange forskellige aftaler, fordi oplysningerne blev opbevaret manuelt i hver enkelt enhed i kommunen. I dag har vi fået styr på alle overenskomster, decentrale aftaler og lokalaftaler for hver enhed og hver faggruppe i kommunen, så medarbejderne får udbetalt de rigtige tillæg og den rigtige løn. Hver gang en ny aftale falder på plads, opretter jeg den med det samme, sender aftalen videre til KMD, som så opretter en kode til den i systemet,” siger Eva Lynge Christiansen og runder af

“Alt i alt har implementeringen af KMD Opus Vagtplan hævet kvaliteten af vores vagtplanlægning. Både vagtplanlæggerne og medarbejderne er begejstrerede, fordi de har fået hurtigere adgang til den information, de har brug for, så de nemmere kan overskue hverdagen.”

Både vagtplanlæggerne og medarbejderne er begejstrerede, fordi de har fået hurtigere adgang til den information, de har brug for, så de nemmere kan overskue hverdagen.

Eva Lynge Christiansen, Systemadministrator, Helsingør Kommune

5 tips til implementering af KMD Opus Vagtplan

Baseret på Helsingør Kommunes erfaringer med implementering af KMD Opus Vagtplan kommer de her med 5 gode råd:

  • Få et centralt overblik over jeres overenskomster, decentrale aftaler og lokalaftaler, før I implementerer en ny vagtplanlægningsløsning
  • Lav en rollebeskrivelse af, hvad I forventer af jeres vagtplanlæggere, så I undgår, at hver enkelt vagtplanlægger udfører sine opgaver på sin egen måde
  • Overvej, om der er brug for en opkvalificering af vagtplanlæggere, som ikke har den fornødne viden om overenskomster og lokalaftaler. Det er et komplekst stofområde og ikke nødvendigvis for alle
  • Vagtplanlægning griber ind i mange medarbejderes hverdag og kan kobles direkte op på kvaliteten af det borgervendte arbejde. Det skal prioriteres derefter – også af ledelsen
  • Hvis I er i tvivl om overenskomster, eller hvordan I skal håndtere decentrale aftaler eller lokalaftaler, så tag fat i jeres systemleverandør. De har et dedikeret team, der kan hjælpe – det har KMD i hvert fald
 

Helsingør Kommune brugte systemskifte til at hæve kvaliteten af deres vagtplanlægning

På tværs af den centrale stabsfunktion, vagtplanlæggerne og hundredvis af medarbejdere i Helsingør Kommune er vagtplanlægning gået fra lavprioritets- til højprioritetsområde. Det har lønnet sig. Højere arbejdsglæde og mere stringente arbejdsprocesser er bare to af de afledte effekter, efter kommunen implementerede KMD Opus Vagtplan.