455.000 jordstykker blev sat i system

Fra komplekst til enkelt. Når Landbrugsstyrelsen udbetaler landbrugsstøtte, skal alle registerdata være ført ajour. Men med 455.000 jordstykker i databasen kræver det mere end almindeligt godt overblik. Indtil for nylig lå overblikket hos nogle få nøglemedarbejdere, der prioriterede opgaven manuelt i Excel.

Styrelsen skal kontrollere hvert eneste jordstykke – også kaldet en markblok – mindst hvert tredje år. Ud over datoen er der en lang række parametre, der skal tages i ed. Er der sket fysiske forandringer på markblokken – en ny cykelsti eller lade? Hvad bliver der dyrket? Er der planer om ændringer? Så spørgsmålet var: Hvornår er det bedste tidspunkt at sagsbehandle hver enkelt markblok?

Fra manuelt til digitalt

Det var projektleder Harriet Grabow og teamleder Karin Rundqvist Nyholm, Kort og GIS, der så potentialet i at digitalisere den omfattende prioritering.

- Opgaven var at få smeltet de mange parametre sammen ét sted, hvor vi kan styre efter vores deadline 1. februar og stadig være fleksible nok til også at tage ad hoc-opgaver ind, forklarer Harriet Grabow.

Her kom KMD’s BI-konsulentforretning ind i billedet

- Vi måtte tænke parametre og processer igennem igen og igen, for det er virkelig komplekst. Men vores konsulent fra KMD var rigtig god til at oversætte mellem os og udviklerne. Han kunne tegne og tale, så vi kunne forstå det. Og det var en stor fordel at mødes fysisk, hvor vi kunne blive ved at spørge, til vi rent faktisk forstod hinanden!, påpeger Karin Rundqvist Nyholm.

Fra første møde til færdig implementering gik der et års tid, og ifølge Harriet Grabow er det ’rimelig hurtigt’ - opgaven taget i betragtning. Hovedparten af tiden gik med de forberedende drøftelser og designet af løsningen, mens KMD’s udvikling af løsningen hovedsageligt foregik over de sidste 3 måneder.

Fra personafhængigt til systemunderstøttet

Landbrugsstyrelsen havde ikke særlige krav til, hvordan det færdige produkt skulle se ud, men reaktionen i dag er klar:

- Vi er superglade for den løsning, vi har fået. Selvom algoritmerne er komplicerede, er den brugervenlig. Og det letter!, siger Karin Rundqvist Nyholm.

Udviklingen af løsningen faldt netop i den periode, hvor det aktuelle driftsområde flyttede til Augustenborg - og til et helt nyt team. Og det har bevist klogskaben i den digitale løsning.

- Det er rigtig vigtigt, at vi er gået fra det personbaserede og manuelle til det systemunderstøttede og automatiserede. Så er vi ikke afhængige af, hvad nogen kan huske – for der er ikke længere noget plejer, pointerer Harriet Grabow.

I en overgangsperiode benytter Landbrugsstyrelsen både den nye løsning og den velkendte manuelle løsning. Simpelthen for at sikre, der ikke sker fejl.

- Det er store penge, vi har med at gøre, og vi prioriterer det utroligt højt at sikre en korrekt sagsbehandling. Men det er kun småting, vi har fundet. Så efter planen skifter vi endeligt i starten af 2018, siger Harriet Grabow.

Fremtid: Fra central styring til mere selvbetjening

Processen har ikke kun født en ny løsning - Landbrugsstyrelsen har også allerede de næste ønsker klar:

- Vi vil gerne gøre det nemmere at fordele opgaverne blandt sagsbehandlerne. I dag er det stadig teamlederen, der trækker lister til dem, men det vil være en fordel, hvis sagsbehandlerne selv kan hente opgaverne i systemet. Det regner vi med at sætte i gang i foråret 2018. Derudover vil vi gerne udbygge vores statistikportal, men det har nok en længere tidshorisont, slutter Harriet Grabow.

Samarbejdet med KMD har givet Landbrugsstyrelsen:

• Digitalisering og automatisering af en tung manuel opgave
• En brugervenlig løsning til en kompleks prioritering
• Mindre afhængighed af enkeltpersoner
• Overførsel af viden til nyt team
• En specialiseret løsning oven på den eksisterende SAS-platform