Site licens lader universiteterne folde potentialet i KMD WorkZone helt ud

Igennem flere år har Aalborg Universitet (AAU), Aarhus Universitet (AU) og Københavns Universitet (KU) anvendt KMD WorkZone til klassisk journalisering. Det fungerede for så vidt udmærket, men begrænsningen for universiteterne var, at hver gang de spottede en mulighed for at udnytte flere funktionelle og forretningsmæssige muligheder i KMD WorkZone, var det forbundet med en øjeblikkelig meromkostning. I universitetsverdenen fungerer det på den måde, at hvert universitet får en pose penge ved årets begyndelse. Hvis et universitet vil foretage en investering midt på året eller i slutningen af året, og posen med penge er tom, kræver det en masse ressourcekrævende administration at søge ekstra midler. Denne økonomiske stopklods betød tidligere, at universiteterne ikke fik det ønskede udbytte af KMD WorkZone.

Site licens var nøglen til bred udbredelse

Med chef for HR-IT på AU, Carsten Bæhrenz, i spidsen indgik de tre universiteter derfor et samarbejde med KMD og fik oprettet KMD WorkZone site licenser til softwaren. Det betyder kort sagt, at alle universiteternes medarbejdere nu har adgang til alt i platformen. Og netop den forskel har løftet ikke bare udbredelsen af KMD WorkZone til nye højder, men også værdiskabelsen.
“Tidligere brugte vi kun KMD WorkZone til lovpligtige journaliseringsopgaver. De seneste år har vi dog set, hvordan platformen kan anvendes til langt mere. Eksempelvis til opbevaring af væsentlige dokumenter. Ikke fordi loven siger, at vi skal, men fordi vi kan se en fordel i at gøre det. Det kan eksempelvis være strategier, handleplaner og ledelsesbeslutninger, hvor vi med fordel anvender KMD WorkZone i stedet for fællesdrev og mailbokse. Dokumentation i KMD WorkZone giver også en stor fordel ved aktindsigt, fordi vi får samlet al information ét sted,” siger Carsten Bæhrenz.

Procesmotoren understøtter og automatiserer

Den funktionelle hjørnesten i AU’s udbredelse af KMD WorkZone på tværs af fakulteter og institutter er platformens procesmotor.

“Lad os tage ansættelsesprocessen som eksempel. I gamle dage var den proces meget håndholdt. Alle vidste godt, hvad man skulle gøre, men man skulle huske det fra gang til gang, og man skulle sørge for at gøre det ens. I dag afføder beslutningen om at ansætte en ny medarbejder automatisk oprettelsen af en ansættelsessag i KMD WorkZone, og så kobler der sig en række trin på den sag, som skal håndteres i en bestemt rækkefølge og på en bestemt måde,” siger Carsten Bæhrenz og forklarer, at AU bruger KMD WorkZone til at understøtte sådanne processer indenfor blandt andet HR, økonomi, studieadministration og forskning.

De fleste processer kan Aarhus Universitets egne superbrugere selv konfigurere i KMD WorkZone. Og i takt med at de lærer platformen bedre at kende, finder de hele tiden på nye anvendelsesområder. De har bl.a. planer om at bruge KMD WorkZone til endnu dybere procesunderstøttelse, hvor det ikke kun er simple tjeklister, der leder brugeren gennem et sagsforløb, men hvor processen også indeholder ledelsesgodkendelser, overholdelse af deadlines og inddragelsen af bestemte regelsæt.

Stor økonomisk forudsigelighed

Når AU i dag skal procesunderstøtte et nyt område, eller de vil optimere et eksisterende, spørger de først og fremmest sig selv, om KMD WorkZone kan klare opgaven. Det kan platformen i langt de fleste tilfælde, og det har betydet, at universitetet ikke længere behøver at investere i nye delsystemer, der kræver vedligeholdelse, og at de løbende kan udfase gamle. Derudover lægger Carsten Bæhrenz vægt på, at AU med site licensen har fået et meget større overblik over den årlige udgift til KMD WorkZone.

“Ved hvert års begyndelse kan jeg sige til vores økonomiafdeling, at jeg ret præcist ved, hvad udgiften bliver til KMD WorkZone. Jeg skal ikke spekulere i, hvor mange flere brugere der kommer på løsningen, hvor mange nye moduler vi tager i anvendelse, og hvilken ekstraregning der eventuelt lander ved årets afslutning. Det er en kæmpe fornøjelse for alle at arbejde med den form for forudsigelighed.”

Åbenhed, tæt dialog og nyudviklinger

Ved at slippe brugerne og funktionaliteten løs er KMD WorkZone blevet et centralt digitaliseringsværktøj på AU. Fleksibiliteten i at kunne modellere egne forretningsprocesser har sat turbo på den digitale transformation og har betydet, at universitetet i dag kan håndtere komplekse administrative opgaver mere effektivt, mere sikkert og med en højere kvalitet. Site licensen har banet vejen, men bagved den aftale ligger også et tættere samarbejde med KMD.

“KMD er på dette område gået fra at være en almindelig systemleverandør til at blive vores strategiske sparringspartner. KMD fortæller åbent om nye tiltag og teknologier i KMD WorkZone og lukker os ind i platformens roadmap. Og vi kvitterer med samme åbenhed og fortæller, hvad der er vores målsætninger og ønsker. Den fælles tilgang gør en kæmpe forskel i samarbejdsrelationen og betyder, at vi får et større udbytte,” slutter Carsten Bæhrenz.