Digitalt værktøj skal hjælpe med at nedbringe fravær blandt pædagoger i Faxe

Hvordan har din uge været? Har du været i den grønne, gule eller røde zone? Sådan starter de fleste ugentlige ”stuemøder” i Børnehuset Frøen i Faxe. Spørgsmålet er nemlig centralt i det projekt, som daginstitutionen siden januar sidste år har været en del af. Her har Børnehuset Frøen sammen med en anden daginstitution i Faxe Kommune deltaget i et projekt, som har til formål at nedbringe sygefraværet blandt i alt cirka 50 medarbejdere med hjælp fra et e-læringsværktøj.

- Vi har haft et stort fokus på at nedbringe fraværet i daginstitutionerne, fordi fraværsprocenten har været for høj. Der har været tendens til et for højt fravær på dagtilbudsområdet i kommunen, og det giver udfordringer i forhold til det daglige arbejde ude i institutionerne, siger faglig leder Anette Nygaard Bang, som arbejder i Center for Børn & Undervisning i Faxe Kommune.

Hun har været en del af holdet bag projektet i Faxe Kommune, som allerede efter et år har ført positive erfaringer med sig. Særligt i Børnehuset Frøen, hvor fraværet blandt de 25 medarbejdere er halveret. De er gået fra i gennemsnit at have et sygefravær på 9,8 procent i 2015 til i 2016 i gennemsnit at ligge på 4,0 procent. I den anden daginstitution, som også har deltaget i projektet, er sygefraværet faldet fra 13,6 procent til 8,7 procent. Tallene dækker over både kort- og langvarig sygdom blandt medarbejderne.

Lederne og medarbejderne, som har deltaget i projektet, har løbende brugt et digitalt værktøj. Det indeholder redskaber og øvelser, som medarbejderne kan lave med hinanden, en personlig online trivselsmåling, som medarbejderne kan bruge som deres personlige stressberedskab, samt muligheden for at søge hjælp og inspiration til at komme videre.

- Vi har før lavet indsatser, men uden den store effekt. Projektet har givet os lejlighed til at arbejde med kulturen frem for procedurer. Det er jo er en kulturforandring blandt medarbejderne, der skal til for at ændre holdningerne til at gå på arbejde, føle et fællesskab og få en forståelse for, hvilken betydning fravær kan have for ens kolleger. Kulturforandringen har også en forebyggende effekt, da der er en sammenhæng mellem pædagogernes arbejdsmiljø og børns trivsel i dagtilbuddet, forklarer Anette Nygaard Bang.

Større forpligtelse til fællesskab

I Børnehuset Frøen har leder Jytte Karen Munch Jørgensen stået i spidsen for projektet sammen med en områdeleder, tillidsrepræsentant og medarbejderrepræsentanter, som udgør projektgruppen.

- Med så højt et fravær når vi ikke det, vi skal og gerne vil. Vores enkelte stuer er jo utrolig hårdt ramt, hvis der på en stue med tre medarbejdere er bare en enkelt medarbejder syg, siger Jytte Karen Munch Jørgensen.

Et af målene med arbejdet i Børnehuset Frøen har været at skabe en større åbenhed omkring fravær.

- Kommunen har grebet indsatsen meget anderledes an, end vi tidligere har oplevet. Vi har prøvet at snakke om fravær på en anden måde, end vi plejer. Et af de centrale punkter har været, at medarbejderne taler med hinanden om fravær. Jeg kan sagtens tale med medarbejderne, men det er en anden samtale, hvis det er med ens kollega, siger Jytte Karen Munch Jørgensen og understreger, at det kulturarbejde, som har fundet sted, har været en afgørende faktor for det fald i fraværet, som daginstitutionen har oplevet.

- I dag tager medarbejderne større ansvar for egen trivsel og fravær, fordi de blandt andet bruger redskaberne og online værktøjet til at forebygge stress. Vi har faktisk oplevet en generel større forpligtelse til fællesskabet i personalegruppen, siger hun.

Målrettet indsats er nødvendig

Begge daginstitutioner, som har deltaget i projektet i Faxe Kommune, har brugt øvelser og redskaber fra det digitale værktøj Lifewise eMotion, som er udviklet af rådgivningsvirksomheden Lifewise i samarbejde med it-virksomheden KMD. Værktøjet indeholder blandt andet redskaber til lederens refleksion over egen tilgang til ledelse og den enkelte medarbejder, redskaber til at spotte tegn på stress og mistrivsel samt lederens forberedelse på dialogen med medarbejdere, der ikke trives. Online værktøjet er tilgængeligt 24 timer i døgnet.

- Det kræver en målrettet indsats og et langt sejt træk for virkelig at gøre en forskel. Der skal arbejdes med selvindsigt, vaner og kultur. Det er den forpligtende indsats på tværs af organisationen, der giver et varigt resultat. Derfor har styregruppemodellen med to lag af ledere og forandringsagenter i personalegruppen – understøttet af det digitale værktøj – givet pote, siger direktør i Lifewise, Sisse Fallinge, som gennem flere år har arbejdet med ledelsesrådgivning.

Hos KMD, der har udviklet e-læringsværktøjet, er der glæde over de positive resultater i Faxe Kommune.

- Det er positivt, at erfaringerne allerede er så gode i Faxe Kommune, hvor e-læringsværktøjet er med til at understøtte HR-arbejdet og hjælper på komplekse problemstillinger. En af fordelene ved at bruge et digitalt værktøj er, at det giver både medarbejdere og ledere mulighed for at tilegne sig kompetencer hvor og når som helst, fremhæver direktør i KMD Helle Huss.

Projektet evalueres endeligt i løbet af foråret, men Faxe Kommune overvejer på baggrund af de gode erfaringer at udvide initiativet til andre områder i kommunen.

Om Lifewise

Lifewise e-læringsværktøjer til ledere og medarbejdere tilbyder redskaber til ledelsesopgaven og til medarbejderes stressforebyggelse og kommunikation. Værktøjet til ledere er bygget op om et træningsmodul og et opslagsværk, der forebygger og samtidig tilbyder den rette hjælp, når krisen rammer 24/7. I træningsmodulet får lederen forskellige værktøjer, eksempelvis til at spotte tegn på stress og til at arbejde med sin personlige lederprofil i forhold til, hvordan man leder en medarbejder, der for en tid ikke performer optimalt på grund af stress eller krise. Opslagsværket er bygget op om otte ledelsesdilemmaer.

Lifewise har udviklet e-læringsværktøjet sammen med it-koncernen KMD, der har en afdeling, som udelukkende beskæftiger sig med e-learning. Lifewise eMotion distribueres som en cloud-baseret løsning, hvor man logger sig på via en internetbrowser. Læs mere om Lifewise på lifewise.dk.

Om KMD

KMD er den største danskbaserede it-virksomhed, og hovedparten af KMD’s forretning udspringer af egen softwareudvikling. I over 40 år har KMD arbejdet med udvikling, drift og vedligeholdelse af Danmarks største it-systemer. KMD udvikler og leverer i dag software- og serviceløsninger til kommune-, stats- og erhvervssegmentet i Danmark. Systemerne håndterer eksempelvis udbetalinger af løn og sociale ydelser, og hvert år beregner og udbetaler KMD’s softwaresystemer i omegnen af 400 mia. kr. Det svarer til mere end 20% af Danmarks BNP. KMD’s softwaresystemer håndterer også så forskellige områder som administration af skoler og forsyningsvirksomheder og afholdelse af folketingsvalg i Danmark. KMD-koncernen har en årlig omsætning på godt 5 mia. kr. og har omkring 3.500 ansatte. KMD er ejet af Advent International og Sampension. Læs mere på www.kmd.dk.