Skarp projektledelse var nøglen til succesfuld implementering af KMD Opus i Faxe Kommune

Lillian Fløjgaard og Søren Bo Jensen fra Faxe Kommune lægger ikke skjul på, at det har været en stor opgave at skifte systemsuite til KMD Opus ERP. Det er ikke bare lige at implementere et nyt økonomi-, løn-, debitor-, vagtplan-, ressourcestyring-, personale- og indkøbssystem. Slet ikke, når kommunens implementeringsenhed består af personale, som fortsat har driftsopgaver. Men selvom det har betydet masser af hårdt arbejde, tøver Lillian Fløjgaard og Søren Bo Jensen ikke med at kalde implementeringen af KMD Opus i Faxe Kommune for en succes. Det skyldes ikke mindst projektstyringen fra KMD, som har understøttet processen fra start til slut og ageret redningsplanke, når tingene spidsede til.

“Vores faste konsulent i KMD har virkelig været fortrinlig. Mange gange har hun tænkt de samme tanker som os. Hun har bare tænkt dem lidt før, og det er jo, fordi hun har prøvet det her så mange gange,” siger Søren Bo Jensen og kommer med et eksempel på, hvordan erfaringen slår igennem.

“Vi startede implementeringen op i regnskabsafdelingen i december 2021. Dengang foreslog KMD, at vi gemte nogle undervisningsdage til oktober/november 2022, for ellers ville vi have glemt mange ting, når vi skulle lave vores første regnskab i det nye system. Der kunne de jo godt bare have kørt hele leverancen af på én gang. Men de ved, at vi får mere ud af at splitte det op. Sådan har vi flere gange oplevet, at vi har fået den rette rådgivning på det rette tidspunkt.”

Det store Excel-ark

Også Lillian Fløjgaard har været imponeret over projektstyringen før, under og efter implementering af KMD Opus.

“Selvom kommuner i Danmark på mange områder er ens, så har vi alle sammen vores egne måder at gøre tingene på og stille spørgsmål på. Der har KMD været gode til at lytte og forstå netop vores behov. De har lagt en masterplan for Søren og mig og for vores mange arbejdsgrupper, så alle hele tiden har vidst, hvad der skulle ske.”

Ét af de vigtigste arbejdsdokumenter var et Excel-ark med angivelse af alle leverancer, ansvarlige for hver enkelt leverance, status for leverancen med rød-, gul-, grøn-markering, underaktiviteter og så videre. Derudover blev der hver 14. dag afholdt møder, hvor samtlige arbejdsgrupper deltog, og hvor man i fællesskab gennemgik planen, afdækkede mangler og hjalp hinanden videre på tværs af organisationen.

“Mange arbejdsgrupper havde et opgaveark, hvor de løbende skrev ned, hvad der eventuelt skulle undersøges, for at de kunne komme videre. Det var med til at tydeliggøre for alle, hvilke udfordringer vi stod med, og hvad der skulle være færdigt til en given dato,” siger Lillian Fløjgaard.

Mange muligheder med KMD Opus-suiten

I dag er status, at alt, hvad Faxe Kommune købte i KMD Opus-suiten, er blevet taget i brug. Det i sig selv er en succes, siger Søren Bo Jensen.

“Det er ikke usædvanligt, at en organisation køber ny it, men aldrig kommer i gang med at bruge det, fordi det kræver for mange ressourcer. Selvom vi på mange måder først lige har taget hul på, hvad man kan med KMD Opus, er vi i gang med vores læringsproces. Og vi har lovet os selv, at vi vil blive ved med at afsætte ressourcer til at udforske produktsuiten, så vi kan udnytte de mange muligheder. Der hjælper det også, at KMD Opus er så udbredt i det danske kommunelandskab. Så når vi får nye kollegaer, hænder det, at vedkommende tidligere har arbejdet med Opus-systemerne og kan lære fra sig.”

Noget af det, Faxe Kommune har særligt fokus på, er at bruge de nye digitaliseringsværktøjer til at frigøre flere menneskelige ressourcer.

“Vi kommer blandt andet til at bruge KMD LetBetaling og betalingsplaner, hvor man kan automatisere udbetalingen af henholdsvis små og store beløb til leverandører, så man slipper for manuel håndtering. De løsninger har vi store forventninger til,” siger Søren Bo Jensen og slutter.

“Opus-systemerne giver os også mulighed for at mødes med nogle af de mange andre Opus-kunder i KMD-regi. Gevinstrealiseringen sker jo ofte, når kollegaer fortæller, hvordan man kan løse små og store udfordringer i hverdagen. Med KMD’s forskellige arrangementer bliver der rig mulighed for at mødes med andre og udveksle erfaringer.”