Salling Group effektiviserer og fremtidssikrer deres lønadministration med KMD Payroll Cloud

Hvis man som virksomhed følger en SAP-strategi, er der mange valg, der giver sig selv, når man skal investere i et nyt system. Det var eksempelvis tilfældet, da Salling Group for et par år siden skulle finde en ny lønløsning. Koncernen ledte efter en systemleverandør, der havde størrelsen og kompetencerne til at implementere en SAP-baseret lønløsning til organisationens ca. 45.000 danske medarbejdere – en efter danske forhold meget stor brugerorganisation, der stiller tilsvarende store krav til lønløsningens drift, stabilitet og fleksibilitet.

“Vi valgte KMD, fordi de med deres KMD Payroll Cloud-løsning er én af de eneste leverandører på det danske marked, der har erfaringer med at rulle en cloud baseret lønløsning ud i store organisationer. Vi vidste, at de havde gjort det før i andre danske virksomheder, og at de derfor havde et drifts- og supportsetup på plads,” siger Lise Ahm, Head of People Systems & Analytics i Salling Group.

Succesfuld implementeringsproces
Hun forklarer, at Salling Group samtidig med lønløsningen også valgte at implementere SAP’s HR-løsning, SAP SuccessFactors Employee Central, for at høste synergieffekter på tværs af systemerne.

Lise Ahm forklarer også, at implementeringsprocessen af KMD Payroll Cloud alt taget i betragtning var en succes. Der har siden implementeringen været behov for en række tilpasninger af løsningen, ligesom det er forventeligt med så stort et systemskifte.

“Alt i alt har vi været godt tilfredse med kvaliteten af lønudbetalingerne – altså alt det, der har direkte betydning for medarbejderne, og som derfor er vores vigtigste prioritet.”

Automatisering af refusioner
Noget af det, der gør Salling Group specielle i organisatorisk øjemed, er, at virksomheden er så stor og har så mange typer af medarbejdere. Indenfor løn- og HR administrationhar det betydet, at Salling Group på en lang række parametre i mange år har drevet en meget lean administrationsproces med masser af automatiseringer af arbejdsopgaver.

“Så vi kom faktisk fra et godt sted inden skiftet. Når jeg lytter til kolleger i branchen, kan jeg høre, at vi er meget modne i vores tilgang. Men administrationen af refusioner var ikke systemunderstøttet og blev håndteret meget manuelt. Der har vi nu fået KMD’s refusionsmodul, som er en del af KMD Payroll Cloud. Det bliver en stor gevinst for os. Ved hjælp af automatiseringsmulighederne i modulet ligger vi i dag på en høj automatiseringsgrad – og der er endda et potentiale for yderligere effektivisering,” siger Lise Ahm.

Masser af ny funktionalitet
Udover en mere automatiseret lønrefusionsproces i KMD Payroll Cloud lægger Lise Ahm også vægt på muligheden for at foretage masseopdateringer af data. I stedet for at opdatere lange lister af data felt for felt, kan de i dag lave opdateringer, der slår bredt igennem. Det sparer værdifuld tid og frigør administrative ressourcer til andre opgaver.

“Vi har også fået bedre rapporteringsmuligheder med den nye løsning. Det er blevet nemmere for os at trække løndata ud fra systemet – både til almindelig driftsrapportering, men også til analyseformål,” siger Lise Ahm og forklarer, at Salling Group også anvender Payroll Control Center-funktionaliteten. Det er en service, hvor man opsætter en række kontroller for at fange potentielle fejl og usædvanlige beregninger inden den endelige lønkørsel.

Trygt og fremtidssikret partnerskab
Når man er så stor en virksomhed og har så specifikke krav til systemunderstøttelsen, træder et kundeforhold ofte ind i en partnerskabsrelation med leverandøren. Det er også tilfældet i samarbejdet mellem Salling Group og KMD. Vi oplevede i mange tilfælde under implementeringen at måtte udfordre KMD Payroll Cloud løsningen, for hvad der for mindre virksomheder kan være nice to have-funktionalitet i en lønløsning, er need to have-funktionalitet i Salling Group. Det er, på grund af de store antal medarbejdere, simpelthen ikke muligt at håndtere de samme ting manuelt, som man gør i mindre organisationer. Derfor er Salling Group også med inde i maskinrummet, når der bliver videreudviklet på KMD Payroll Cloud.

“Vi har store forventninger til det tætte samarbejde med KMD. På den måde er et godt forhold til vores systemleverandør endnu et element i vores fremtidssikring af lønområdet. Vores input er med til at højne kvaliteten af KMD’s standardløsning, hvilket selvfølgelig kommer os, men også andre til gode,” siger Lise Ahm og slutter.

“Igennem hele processen har KMD været en god og tryg samarbejdspartner. De har været stærke på projektledelsen, og de har stillet med et kompetent hold, der har trådt til, når det strammede til. Derfor kan jeg også anbefale KMD til andre organisationer, som ønsker at basere deres lønløsning på moderne SAP-teknologi.”