Thisted Kommune: Udviklingssamarbejdet var indsatsen værd

Indflydelse - det er noget vi arbejder os til 

"Vi er en god gennemsnitskommune. Derfor går vi også efter de gode it-løsninger, der passer til gennemsnittet." Det er den realistiske erkendelse i Thisted Kommune, så når kommunen har ambitioner over gennemsnittet, må den tænke utraditionelt. 

- Det var derfor, vi valgte at blive pilotkommune på det nye MU Elev. Det koster selvfølgelig nogle kræfter undervejs. Der er nogle børnesygdomme, vi får, som andre ikke vil få. Men til gengæld kan vi nu se, at vi er blevet hørt og lander et godt sted. Og vi synes jo, det er spændende at være med, fortæller Merete Hedegaard Gregersen, der er chefkonsulent og teamleder for Undervisning og Dagtilbud i Thisted. 

Farvel til gamle benspænd 

Hidtil har kommunen benyttet KMD Elev, og som Merete Hedegaard Gregersen siger: Grundlæggende velfungerende, men ... 

- Vi kunne jo godt se, at brugerfladen ikke var up to date. Det var svært at navigere i, og det gav nogle ulogiske arbejdsgange, hvor vi på forvaltningen for eksempel måtte trække lister for skolerne og sende dem ud. Det måtte kunne gøres smartere.  

En vigtig pointe er, at skolesekretærerne typisk arbejder alene - de har ingen sidemand at spørge. Så her giver en mere intuitiv og handlingsanvisende løsning ekstra mening. 

Skolesekretærens nye huskeseddel  

Hvornår er deadline for at opgive pensum, og hvordan er det lige, man håndterer afgangsprøver og skoleindskrivning? Især de opgaver, der kun kommer en gang om året, kunne tidligere drille selv drevne skolesekretærer. Her er MU Elev mere hjælpsom: 

- Nu er skolernes årshjul en del af løsningen, så skolesekretæren får advis, når det er tid for hver opgave. Samtidig er arbejdsgangene mere intuitive, så systemet guider i processen. Det skulle gerne aflaste sekretæren for selv at huske det hele eller have sedler liggende ved siden af, siger Merete Hedegaard Gregersen. 

Det første år med MU Elev er kommunen dog helt indstillet på, at processerne skal have en hånd her og der. Men hverdagen, den kører i det store hele efter det første halve år. 

Flere opgaver løst ved kilden 

Brugerne får også hjælp fra en anden kant i MU Elev. Løsningen uddelegerer nemlig flere opgaver til kilden, så forældre eksempelvis registrerer elevens fravær og lærerne indberetter tekstopgivelser. 

- I den nye løsning kan skolesekretærerne nu også selv trække de lister, de ellers skulle have fra os, pointerer Merete Hedegaard Gregersen. 

Alt i alt mener hun, at flere opgaver flytter hen, hvor de giver mest mening. Men hun kan også mærke, at det kræver tilvænning. 

- Her må de sætte sig sammen på hver enkelt skole og tale om, hvem der nu løser hvilke opgaver. For der er klart nogle opgaver, der flytter hænder!  

Indbygget GDPR 

En vigtig feature i den nye løsning er, at den er rollebaseret, så brugerne kun ser de oplysninger, de skal bruge i deres arbejde.  

- Der er fokus på GDPR, og det er ikke nødvendigvis noget, alle elsker i hverdagen. Men sikkerheden er i orden, når læreren i 7.b ikke også kan se eleverne i 7.a. Her har KMD været meget på tæerne, så selv små utætheder i systemet blev lukket, før nogen overhovedet opdagede, de var der. 

Det vigtigste først 

Skolesekretærerne er de primære brugere af MU Elev, og derfor sad fire af dem også med i kommunens udviklingsgruppe sammen med to skoleledere og to repræsentanter fra forvaltningen. It-afdelingen blev inviteret ind efter behov. 

- Sammen havde vi ansvaret for at drive processen internt og prioritere, hvad der skulle øverst i bunken hos KMD's udviklere. Her var det en god detalje, at vi kunne se hinandens svar. Hvis skolesekretærerne for eksempel efterlyste vigtige funktioner, de bruger dagligt, kunne jeg bedre holde igen med de ønsker, vi havde på forvaltningen, fortæller Merete Hedegaard Gregersen.  

Hvad skal andre være opmærksomme på? 

Når chefkonsulenten løfter blikket nu, er der særligt to forhold, hun vil anbefale andre at holde fokus på. Det første er noget helt praktisk i løsningen: 

- Vær opmærksom på, hvordan personale og elever bliver tilknyttet hold. Det skal gøres rigtigt fra starten, så personalet kan se holdet - og arbejde med for eksempel fravær og karakterer. 

- Det andet handler om arbejdsgange. Det er vigtigt, at de på skolerne får talt om, hvordan de vil fordele roller og opgaver. Hvem har ansvar for hvad? Det er nøglen til mere logiske arbejdsgange - men det kræver, at man gør noget andet end, man plejer. Og det er jo aldrig helt nemt, lyder det med en god nordjysk underdrivelse. 

Selvfølgelig var der udfordringer ... 

Merete Hedegaard Gregersen lægger ikke skjul på, at der har været perioder, hvor processen trak tænder ud. Der blev bokset med at få oplysningerne ind i den rigtige rækkefølge, så de fødes det rigtige sted. Og det har været svært at identificere fejlkilden, når noget drillede. Også selvom det var et helt andet system, der fejlede. 

- Men det basale har virket, og KMD har været enormt lydhøre og transparente. De har virkelig lagt sig i selen for at imødekomme os og rette til. Når de har været hos os, har de også været nysgerrige og foreslået forbedringer, vi ikke selv kunne få øje på. Så i dag har vi en løsning, der arbejder mere intelligent, end vi umiddelbart kunne forestille os. Så ja, vi har ofret tid på det, og ja, vi har fået noget ud af det.