KMD WorkZone CLM: Komplet kontrakthåndtering fra vugge til grav

Der kan være stor forskel på, hvordan organisationer håndterer deres købs- og salgskontrakter. Nogle er allerede langt i automatiseringen af de workflows, der styrer indgåede aftaler med kunder og leverandører. Andre bruger primært Excel-ark, Outlook, skrivebordet og notesblokke til manuelt at håndtere hvert trin i en kontrakts livscyklus.

Uanset modenhedsniveauet indenfor Contract Lifecycle Management (CLM) er der mange forretningsgevinster at høste, hvis man bruger en stærk digitaliseringsmotor til at styre indgåelsen og efterlevelsen af kontrakter.

Effektiv og ressourcebesparende kontrakthåndtering
KMD WorkZone CLM er et værktøj, der bygger videre på digitaliseringsprincipperne i KMD WorkZone og bruger dem til at effektivisere og optimere kontrakthåndteringen i en organisation.

KMD WorkZone CLM giver en række forretningsfordele:

• Struktur og styring. I stedet for at medarbejderne bruger deres egne og måske forældede kontraktskabeloner, får organisationen ét værktøj til at strømline produktionen af enhver kontrakt og sørge for, at medarbejderne altid arbejder i opdaterede dokumentversioner
• Rapportering. Med de mange muligheder for at trække kontraktdata ud i rapporter kan organisationen få et bedre overblik over salgs- og købskontrakter indenfor et givent område. Det styrker eksempelvis beslutningsgrundlaget i forhandlingsøjemed, når nye kontrakter skal indgås, eller når eksisterende kontrakter skal forlænges.
• Omkostningsbesparelser. Hvis organisationen ikke har styr på forpligtelserne i en kontrakt og eksempelvis misser en deadline, fører det ofte til en ikke-budgetteret merudgift. Med et større overblik over alle kontrakter og en mulighed for at trække forpligtelserne ud og gøre dem synlige for hver enkelt kontraktansvarlig, kan en organisation realisere store omkostningsbesparelser
• Compliance, sikkerhed og governance. Som følge af en mere digitaliseret kontrakthåndteringsproces kan organisationer styrke deres compliance, sikkerhed og governance-struktur med blandt andet rolle/rettighedsstyring
• Cloudbaseret. KMD WorkZone CLM er en cloudbaseret løsning, der driftes fra et datacenter indenfor EU

Bygger på KMD’s domæneviden

KMD har lang erfaring med dokumenthåndtering, opmærkning af metadata og løsninger, der leverer en effektiv procesunderstøttelse. Al den viden er lagt ind i KMD WorkZone CLM og giver organisationer mulighed for at bryde delelementerne i en kontrakt ned til søgekriterier såsom ydelser, krav, forpligtigelser, datoer, frister, påmindelser, udløb, priser, nøgletal, rabatter, bilag, korrespondancer, referater, adresser, kontakter, antal kontrakter per kunde/leverandør, salgsteam, styregruppe og meget andet for hver enkelt kontrakt.

KMD WorkZone CLM kan understøtte digitaliseringsprocessen af kontrakter hele vejen fra yderste salgsled i CRM-systemet til oprettelsen af en kontrakt og håndteringen af forpligtigelser undervejs. Særligt håndteringen af kontraktforpligtigelser (obligation management) er et vigtigt fokuspunkt indenfor CLM. For i nogle organisationer sker der det, at når først en kontrakt er indgået, har kontraktens leverancer det med at forsvinde fra radaren. Den manglende opmærksomhed på detaljerne i en kontrakt kan påvirke samarbejdsrelationen negativt, skade kvaliteten af leverancen og koste dyrt, hvis vigtige kontraktforhold bliver overset eller glemt. Med KMD WorkZone CLM kan I styre ikke bare produktionen, men også administrationen af en kontrakt med tydelig angivelse af opgaveansvarlige, SLA’er, deadlines, bodsoverblik mv.

Ligesom resten af KMD WorkZone-platformen kan CLM-værktøjet konfigureres efter fleksible principper, så organisationer kan modellere den kontraktunderstøttelse, der passer dem bedst. Man kan eksempelvis tilføje metadata, felter eller værdier, eller man kan bygge sit personaliserede dashboard, så værktøjet meget præcist kommer til at udtrykke organisationens særegne forretningsbehov.