KMD’s digitaliseringsværktøj til ledelsestilsyn giver Sønderborg Kommune et komplet økonomisk overblik

De enkelte ledere trives med den hjælpende systemunderstøttelse, og både intern og ekstern revision nyder godt af et udtømmende økonomisk overblik, der sparer tid i kontrolindsatsen.

I Sønderborg Kommune hviler den praktiske efterlevelse af ledelsestilsyn på et fundament af økonomiske styringsprincipper, respekt for forskellighed og et stort personligt ansvar. De tre størrelser – som kan koges ned til den enkelte leders budgetansvarsområder og forvaltningen af dem – er lagt ind i digitaliseringsmotoren i KMD’s Frame til ledelsestilsyn, der er et modul til KMD Opus. Modulet har Sønderborg Kommune brugt med stor succes siden 2017, forklarer Inge Husted, teamkoordinator i kommunens interne revisionsafdeling. 

“Ud fra vores økonomiske styringsprincipper har vi oprettet en række opgaver i ledelsestilsynsmodulet, som skal udføres med faste frekvenser, og som automatisk bliver udsendt til lederne fra ledelsestilsynsmodulet. Det kan eksempelvis være opgaver relateret til budgetkontrol, ubehandlede ordrer i et indkøbssystem, håndtering af kontanter og betalingskort eller andet. Den enkelte budgetansvarlige leder kan videresende opgaverne til administrative medarbejdere, men skal godkende opgaverne og færdigmelde dem i modulet. Sammen med hver opgave sender vi et link, der beskriver, hvordan de skal udføre den. Hvis de mangler at udføre en opgave, får de en rykker. I dag ved alle vores ledere, at når deres opgaveindbakke i modulet er tom, har de deres på det tørre. Det giver dem en stor tryghed.”

Én opdateret sandhed for alle 

Da Sønderborg Kommune i sin tid implementerede et digitalt ledelsestilsyn, var det, fordi de ville væk fra manuel håndtering af ledelsestilsynsopgaver i regneark. I dag er den relevante information samlet ét sted, og dataene er tilgængelige for alle og altid ajourført.  

“Vi går ind i modulet, trykker overfør til Excel, og så kan vi i intern revision trække en rapport og lynhurtigt se, hvilke opgaver der er grønne og står som udførte, og hvilke opgaver der er røde og mangler at blive udført. Det giver både os og den eksterne revision et godt og udtømmende her-og-nu-overblik. Vi har lavet en håndbog til ekstern revision, der fortæller, hvordan de skal bruge systemet. Ledelsesmodulet letter dem for utroligt meget arbejde, fordi de ikke fysisk skal indhente en masse materiale, men har adgang til alt digitalt,” siger Inge Husted. 

Systemunderstøttelse af flere ledelsesopgaver 

I Sønderborg Kommune har de valgt at bruge KMD’s digitaliseringsværktøj på den måde, at de for hver lederrolle med budgetansvar har defineret lige præcis de opgaver, der er relevante for rollen. Så i stedet for at sende generelle tilsynsopgaver ud til store grupper af ledere, hvoraf nogle er relevante og andre ikke, sender de specifikke opgaver ud til mindre grupper af ledere, hvor alle opgaver er relevante. Den måde at bruge digitaliseringsværktøjet på har givet en stor opbakning til ledelsestilsynsopgaven – ikke bare indenfor økonomi, men også på andre områder, fortæller Inge Husted. 

“Vi har blandt andet en dialog med vores GDPR-ansvarlige og med vores lønkontor, og vi kigger også på, om vi kan få indberetning af ferie ind som en opgave i modulet. Det smarte ved værktøjet er, at det har udviklet sig til at være det ene sted, en leder skal kigge for at få det fulde overblik over alle deres tilsynsopgaver. Og vi kan løbende blive ved med at tilføje nye opgaver.” 

Integreret i ledelsestilsynsværktøjet er også et stikprøvemodul til KMD Opus. Efter samme opskrift giver det både den interne og eksterne revision et samlet overblik over, på hvilke områder lederne har foretaget stikprøvekontroller, og på hvilke områder de eventuelt mangler at foretage stikprøver.

Stor fleksibilitet i værktøjet 

Når Inge Husted skal opsummere gevinsterne ved at anvende Frame til ledelsestilsyn, fremhæver hun for det første modulets evne til at fungere som både decentralt og centralt styringsværktøj i kommunen, for det andet den høje datakvalitet, som blandt andet danner grundlag for de månedlige rapporter til byrådet, og for det tredje den måde, hvorpå værktøjet effektiviserer og optimerer kommunens arbejdsgange. 

“Det sker, at vi får en rykker fra modulet, der siger, at der er et område, der mangler at blive udført ledelsestilsyn på. Og så viser det sig, at det skyldes, at der har været en udskiftning på ledelsesposten, men at man har glemt at melde den udskiftning til os. På den måde hjælper værktøjet os med at gå på jagt efter forklaringer, hvis der er noget, der ikke stemmer,” slutter hun.